Sirius-ES ist ein Spezialunternehmen, das sich auf die Bereitstellung von Bohrspülungen für tief- und oberflächennahe Bohrungen zur Energiegewinnung und Mietausrüstung mit vor Ort tätigen Spülungstechnikern spezialisiert hat. Unsere flache Organisationsstruktur und enge Kooperation mit anderen Zulieferern und Dienstleistern im Bereich der Bohrindustrie sorgen für ein effizientes und termingerechtes Projektmanagement.
Als Back Office Manager spielst du bei uns eine zentrale Rolle: Du sorgst im Hintergrund dafür, dass im Vordergrund alles läuft. Mit deiner strukturierten Arbeitsweise und deinem aktiven Mitdenken unterstützt du sowohl die Geschäftsführung als auch das Team. Dein Fokus liegt auf Organisation, Prozessoptimierung, digitaler Unterstützung und Qualität
Du behältst auch in stressigen Situationen den Überblick, bist ein Organisationstalent mit einem Blick für effiziente Abläufe, liebst es, Systeme am Laufen zu halten und Prozesse smarter zu gestalten. Dann freuen wir uns auf dein Engagement in unserem Team!
- Reiseorganisation: Du planst und organisierst Geschäftsreisen inklusive Flüge, Hotels und notwendiger Reisedokumente (z. B. A1-Bescheinigungen).
- Unterstützung der Geschäftsführung: Du bist verlässlicher Ansprechpartner für organisatorische und operative Themen, Recherchen, Terminplanung und Sonderprojekte. Du organisierst interne und externe Meetings und sorgst für deren detaillierte Dokumentation.
- Systemverantwortung & Digitalisierung: Du betreust zentrale Tools wie Quentic, Zeiterfassungssysteme und Reiseberichtsplattformen – und bringst aktiv Ideen zur Weiterentwicklung.
- Qualitätsmanagement: Als Key User unseres QM-Systems gestaltest und pflegst du Prozesse sowie Dokumentationen und wirkst an Audits mit.
- Prozessoptimierung & KI-Einsatz: Du erkennst Verbesserungspotenziale, bringst neue Lösungen ins Spiel und hilfst mit, den Einsatz von KI in unserem Unternehmen mitzugestalten.
- Kommunikation & Schnittstelle: Du koordinierst Aufgaben über Abteilungen hinweg, hältst Fäden zusammen und sorgst für reibungslose Abläufe im Hintergrund.
- Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung mit mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer administrativen Rolle oder im Office Management.
- Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise mit Kostenbewusstsein und hohem Qualitätsanspruch.
- Freude am Umgang mit digitalen Tools und modernen Arbeitsweisen.
- Organisationstalent, Verlässlichkeit und Kommunikationsstärke.
- Interesse an Qualitätsmanagement, Prozessgestaltung und Digitalisierung.
- Idealerweise erste Berührungspunkte mit KI-gestützten Anwendungen (kein Muss).
- Freundlicher und professioneller Umgang, Teamfähigkeit und lösungsorientiert.
- Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch (Englisch von Vorteil).
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Erfahrung mit gängigen Bürosoftwarelösungen, Grundkenntnisse in digitalen Tools (z. B. MS Teams).
- Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Position mit viel Gestaltungsspielraum.
- Ein modernes, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen.
- Die Möglichkeit, aktiv an Digitalisierung und Zukunftsthemen wie KI mitzuarbeiten.
- Flexibilität und Unterstützung bei der persönlichen Weiterentwicklung.
- Ein motiviertes Team, das auf Zusammenhalt, Offenheit und Innovation setz.t
- Möglichkeit auf Homeoffice nach der Einarbeitungsphase.
- Attraktives Gehalt.
Das Brutto-Jahresgehalt für diese Funktion auf Vollzeitbasis werden wir gerne mit dir persönlich festlegen anhand deiner Erfahrung und Qualifikation. Die Verdienstmöglichkeiten liegen deutlich über dem Mindestgehalt.
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