Mitarbeiter:in Office Management (m/w/x)

Als Österreichs größte Forschungs- und Technologieorganisation für angewandte Forschung haben wir uns zum Ziel gesetzt, substanzielle Beiträge zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit, Klimawandel und Digitalisierung, zu leisten. Dabei setzen wir auf unsere spezifischen Forschungs-, Entwicklungs- und Technologiekompetenzen, die die Grundlage für unser Bekenntnis zu Exzellenz in allen Bereichen sind. Mit unserer offenen Innovationskultur und unseren motivierten, internationalen Teams arbeiten wir daran, das AIT als Österreichs führende Forschungseinrichtung auf höchstem internationalem Niveau zu positionieren und einen positiven Beitrag für Wirtschaft und Gesellschaft zu leisten.

Unsere Competence Unit Molecular Diagnostics als Teil des Center for Health & Bioresources sucht weitere Ingenious Partner für den Standort Wien. Dabei fokussiert die Unit ihre Forschung auf die Entwicklung neuartiger diagnostischer Lösungen zur Früherkennung, Prognose und Überwachung von komplexen Erkrankungen, um ein möglichst gesundes und aktives Altern zu unterstützen.

Ihre Benefits:

• Bruttojahresgehalt AB € 43.974,-- (Basis Vollzeit 38,5 h / Woche) gemäß Kollektivvertrag
• Das tatsächliche Gehalt wird entsprechend Ihren Qualifikationen und Erfahrungen individuell festgelegt
• Zwei zusätzliche arbeitsfreie Tage geschenkt (24. und 31. Dezember)
• Großzügige Karenzmöglichkeiten, z.B. bis zu zwei bezahlte Papa-Wochen
• Strukturierter Onboardingprozess & transparente Kommunikation auch schon vor Ihrem Start beim AIT
• Individuelle Weiterbildungs- & Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Vergünstigte Einkaufsmöglichkeiten (BILLA, Müller, etc.)
• Essensbonus (vergünstigte Mahlzeiten in der Kantine)
• Gutscheinservice
• Pensionskasse
• Gesundheitsvorsorge
• Betriebsarzt
• Tee, Kaffee, Obstkorb…
• Mitarbeiter:innen-Events
• Gute öffentliche Verkehrsanbindung

Hauptaufgaben:

• Unterstützung der Unitleitung sowie des gesamten Teams in vielen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten.
• Schnittstellenfunktion extern und intern.
• Administration und Support der AIT – Toollandschaft.
• Übernahme der Terminkoordination, Unterstützung bei Dienstreisen- und Arbeitszeitmanagement und Teilaufgaben der Personaladministration.
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen.
• Unterstützung bei der Einführung und Einhaltung der internen Prozesse und QM-Richtlinien.
• Mithilfe bei der Organisation und Durchführung von Meetings.
• Wartung der Homepage „Molecular Diagnostics“.
• Schlüsselfunktion für die administrativen Abläufe innerhalb der Unit, zum Center und zu den zentralen Serviceeinheiten des AITs.

Ihre Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS) oder Uni / FH
• Idealerweise mehrjährige Erfahrung im Bereich Office-Management
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (inkl. Outlook, Excel, PowerPoint, Teams)
• Bereitschaft zur Einarbeitung und Betreuung der AIT-Toollandschaft
• Ausgezeichnetes Kommunikationsvermögen, sowie ein offenes und dynamisches Auftreten
• Begeisterungsfähigkeit, hohe Einsatzbereitschaft und Freude, sowie Zuverlässigkeit und Diskretion
• Eigenständiges und lösungsorientiertes Denken, sowie eine genaue Arbeitsweise
• Ausgezeichnete Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort & Schrift

Interessieren Sie sich für diese Position als Office Manager:in zur Unterstützung unseres Molecular Diagnistics Team?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!