Office Manager:in mit Schwerpunkt Drittmittelkoordination (m/w/d)

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Von der Entstehung der Kulturen im frühen östlichen Mittelmeerraum bis zum Untergang des Imperium Romanum. Am Institut für Antike wird die Vergangenheit erforscht, um die Gegenwart mit kritischem Geist zu reflektieren.

Office Manager:in mit Schwerpunkt Drittmittelkoordination (m/w/d)

• Bewerbungsfrist: 05.01.2026
• Brutto Jahresgehalt (Vollzeit): € 37.788,79
• Wochenstunden: 40* h/W
• Befristung: 30h befristet auf 1 Jahr mit Option auf Dauerstelle / 10h befristet bis 31.08.2029
• Verwendungsgruppe: IIIa
• Dienstbeginn: Februar 2026
• Anstellungsdauer: Befristet

• Koordination und Administration im Drittmittelbereich des Instituts für Antike, vorrangig im European Research Council-Projekt: "The Present Dead. Investigating the practical, conceptual and emotional dimensions of engagements with the dead in early medieval Central and Eastern Europe from the 5th to 8th centuries CE."* in den Bereichen Organisation, Budget und Personal
• Selbstständige Führung des Projektsekretariats des EU-Projektes
• Koordination mit und administrative Unterstützung der Projektleitung bei der laufenden Dokumentation des Projektfortschritts, u.a. im EU Funding & Tender Portal und in der EU-Forschungsdatenbank SyGMa, im Forschungsportal der Universität Graz, bei den vorbereitenden Arbeiten von Audits, Projektevents und Projektfeldkampagnen
• Unterstützung in den Publikationsvorbereitungen im Rahmen der Endpublikation des EU-Projektes inkl. dem Lektorat in deutscher Sprache
• Schnittstelle zwischen Projektleitung und dem Personalressort, dem Forschungsservice der Universität Graz, den internationalen Projektpartner:innen und den Projektfördergeber:innen in überwiegend englischer Sprache (schriftliche und mündliche Kommunikation)
• Berichtslegung und Bestellwesen (Abbildung der Geschäftsprozesse in SAP) der Drittmittelprojekte, vorrangig des EU-Projektes und der Exkursionen der Studienfächer am Institut für Antike
• Selbstständige Administration aller Personalagenden der Mitarbeiter:innen im Drittmittelbereich des Instituts für Antike, insbesondere des EU-Projektes (u.a. Stellenausschreibung, Reisen)
• Eigenständige Administration und Organisation von Veranstaltungen im Drittmittelbereich, die aktive Unterstützung des Veranstaltungsmanagements des Instituts für Antike mit eigenständiger Berichtslegung in SAP

* 10h/Wo befristet bis 31.08.2029 und 30h/Wo befristet auf 1 Jahr mit Option auf Dauerstelle

• Abschluss auf Maturaniveau (AHS- bzw. BHS-Abschluss) oder Abschluss einer vergleichbaren kaufmännischen Ausbildung mit Berufserfahrung
• BA-Abschluss wünschenswert
• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Exzellentes, verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Programmen und SAP
• Fähigkeit sich in neue Programme und Datenbanken (z.B. SyGMa, ePas+, ESS, UNIGRAZonline) einarbeiten zu können
• Berufserfahrung im (universitären) Administrations- und Organisationsbetrieb von Vorteil
• Engagement und selbstständige, gewissenhafte Arbeitsweise
• Kommunikations-, Organisations- und Teamfähigkeit
• Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität

• Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.
• Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.
• Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.
• Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.
• Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI.
• Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 37.788,79. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

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