Sie sind ein Organisationstalent mit dem Blick fürs Wesentliche und sorgen gerne dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert? Dort, wo unterschiedlichste Themen, Menschen und Prozesse zusammenlaufen, behalten Sie den Überblick, setzen klare Strukturen und schaffen Verbindlichkeit.

Ihre Aufgaben im Detail:

• Gesamtverantwortung für die professionelle Steuerung und Organisation der Geschäftsstelle
• Sicherstellung effizienter Büroabläufe sowie der kontinuierlichen Weiterentwicklung von Prozessen, Strukturen und Standards
• Operative Abwicklung von HR-Agenden wie Personaladministration, Recruiting sowie On- und Offboarding in enger Abstimmung mit dem Managing Director
• Zentrale Schnittstelle zur Finanzabteilung für die reibungslose Abwicklung buchhalterischer, rechtlicher, steuerlicher und versicherungsrelevanter Themen
• Koordination und Organisation von internen und externen Meetings sowie Firmenevents
• Verwaltung von Büroinventar und -materialien und eigenständige Koordination infrastruktureller Anliegen

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Geschäftsstellenorganisation oder einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. grundlegendes kaufmännisches Know-how
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie digitalen Systemen und Datenbanken

Persönlich überzeugen Sie durch Kommunikationsstärke, Empathie und diplomatisches Geschick und verstehen es, unterschiedliche Persönlichkeiten auf Augenhöhe einzubinden. Mit Organisationstalent, Lösungsorientierung und einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität behalten Sie auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick. Dabei handeln Sie stets vertrauenswürdig, diskret und verlässlich.

In dieser zentralen Schlüsselfunktion arbeiten Sie eng mit dem Management zusammen und haben unmittelbaren Einfluss auf die Organisation und Arbeitskultur der Geschäftsstelle. Sie erwartet eine vielseitige Position mit hoher Sichtbarkeit, Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum.